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Localização e características de ativos, listado de software e licenças, lista de atualizações e estado de conformidade.

Mapeamento de ativos com Asset Discovery

Asset Discovery – Descobrindo e mapeando todos os ativos de TI

(Janeiro de 2016 a janeiro de 2020)

A empresa

Grande player do mercado varejista com atuação em 5 países da América do Sul; Brasil, Argentina, Chile, Colômbia e Peru. Figura entre os maiores grupos empresariais em todos esses países e, em consequência disso, foi a empresa varejista com o maior faturamento da América Latina em alguns anos recentes. Possui mais de 140 mil funcionários e foi fundado em 1960. É um aglomerado com ações negociadas em bolsa (capital aberto) e está em franca expansão. Possui um escritório na China, que trata de negociações importantes de exportações e importações de produtos e mais de 1.700 lojas/unidades comerciais distribuídas nos 5 países citados. O grupo foi, ao longo dos anos, em cumprimento a um agressivo plano de expansão no país, adquirindo diversos outros grupos de lojas varejistas regionais em cidades das Regiões Nordeste e Sudeste do Brasil. Essa foi a melhor forma que encontraram de realizar sua estratégia de crescimento.

O problema a ser vencido

Cada grupo varejista brasileiro que era adquirido, trazia consigo milhares e milhares de ativos de TI. Desktops e notebooks, leitores de código de barras, estações de consulta de valores de mercadorias, impressoras, servidores e uma infinidade de equipamentos. Todas essas máquinas e seus periféricos reportavam a sistemas centralizadores que estavam desatualizados. Exemplo: Todas as máquinas da empresa X ainda se reportavam somente para os servidores da empresa X, enquanto as máquinas da empresa Y se reportavam aos servidores da empresa Y e assim sucessivamente, com todos os grupos de empresa que foram adquiridos pela Organização principal. O problema é que cada inventário tinha um programa gestor diferente e ainda desatualizado com relação ao programa utilizado na empresa mãe. Cada gerência regional se entendia dentro de cada grupo. Porém, quando esses dados chegavam para o gestor principal, não havia como trabalhar tantos dados de origens diferentes e de linguagens diferentes. Além disso, eram máquinas já com um grande tempo de uso, o que atrapalhava bastante suas performances. Relatórios com baixíssimos níveis de confiança por estarem desatualizados. Colaboradores perdiam seus acessos aos e-mails, gerentes perdiam relatórios importantes, senhas eram resetadas, etc. Em muitas ocasiões, funcionários simplesmente ficaram sem ter o que fazer devido a todos esses incidentes.

Objetivos Principais

Era preciso saber a quantidade de computadores de cada loja, cada peça com sua configuração específica, CPU, memória, tipo de processador, modelo da placa mãe, versão do sistema operacional, softwares instalados, versão de BIOS, etc. Essa era a causa dos vários incidentes nas operações. O desconhecimento dos equipamentos, de todos os ativos que agora faziam parte da empresa. A operação precisava, primeiramente, levantar todo o inventário de periféricos. Computadores, máquinas de consulta de preço, leitores de código de barras, etc. Gerar inventários praticamente em tempo real, de todos os desktops e notebooks. Como o nosso país (Brasil) possui dimensões continentais, os deslocamentos de técnicos de TI entre as suas bases e algumas unidades, é uma operação de alto custo. A empresa possui lojas que podem superar facilmente a distância de 400km entre sua central responsável. Portanto, era necessário diminuir esses dispêndios. Muitas vezes, essas visitas eram feitas por mais de uma vez, justamente pela falta de conhecimento do inventário de cada unidade, o técnico não saberia o que encontrar e qual hardware ou software deveria ser substituído/atualizado. Tinha apenas as informações passadas pelos funcionários das lojas que não possuem conhecimento avançado para fazerem um diagnóstico prévio confiável. Com isso, após uma primeira visita para se fazer uma inspeção inloco, é que esse técnico voltaria trazendo os equipamentos necessários.

Desafios encontrados

Junto ao desenvolvimento das soluções, o time de tecnologia ainda estava implementado novas tecnologias que eram incompatíveis com o Windows XP. E de todo esse parque de desktops, cerca de 4.000 unidades, 70% possuía o Windows como sistema operacional principal. Era um ambiente enorme, embora já conhecido pelos técnicos regionais de cada empresa que fora adquirida. Mas a administração central, responsável pelas tomadas de decisões estratégicas, tinha um terreno desconhecido bem a sua frente.

Implementação da solução

A solução encontrada foi a criação de uma ferramenta chamada Asset Discovery! Trata-se de um sistema incrível que consegue mapear todos os equipamentos do inventário e listar as suas configurações mais detalhadas, memória, CPU, disco rígido, modelo da placa mãe, chipset do processador, softwares, sistema operacional, usuário que está logado no momento.

  • Sem necessidade de softwares agentes (muito menos gasto) É uma ferramenta inovadora, que permite que o gestor tenha acesso a essas infinidades de informações sem a necessidade de se ter um agente instalado. O agente, é um programa que se instala no computador que fica reportando à central todas essas informações. E ele é simplesmente dispensável com a Asset Discovery. Imagine o volume monstruoso de recursos poupados por não ter que instalar um software em dezenas, centenas, milhares, ou dezenas de milhares de computadores, como foi no presente case. Ou seja, o Asset Discovery consegue fazer um inventário perfeito e completo, mapeia ativos de Tecnologia da Informação (tudo que tenha IP), com as suas mais detalhadas configurações conforme citamos acima. Para alguns casos especiais, como equipamentos Windows, Linux e alguns outros equipamentos de rede, ele faz um inventário em tempo real.
  • Relatórios gerados diariamente, sempre que necessário Eram feitos praticamente dois inventários por dia durante o desenvolvimento do projeto. Por ser uma empresa gigantesca, o processo foi árduo, porém bastante recompensador. Com isso, eles conseguiram reunir essas informações para responder às questões necessárias para implantar melhorias e fazer uma rede mais eficiente:
  • Onde estavam esses computadores?
  • Quais eram as máquinas que estavam desatualizadas?
  • Quais os equipamentos estavam obsoletos?
  • Quais deles operavam com o Windows XP e não permitiriam as novas ferramentas propostas pelo time de TI? Com base nas informações desses relatórios, o time de operações começou a desenhar as visitas às unidades (lojas) já sabendo do que seria necessário fazer lá. Essas informações colhidas remotamente já poupavam muito trabalho. Eliminava a visita prévia para diagnosticar equipamento por equipamento inloco. Exemplo: Loja A: Substituição de 2 memórias, instalação de novo software em 3 máquinas e atualização de outras 4. Loja B: Atualização do servidor, substituição de 2 placas-mãe. Assim, o time de tecnologia conseguiu concluir essas modificações. Conforme eles iam implementando essa solução, os problemas gerados pela migração começaram a ser resolvidos.

Resultados

Os benefícios do Asset Discovery:

  • Mapeamento total (100%) do inventário tecnológico, com visão 360° de ativos;
  • Diminuição severa de custos de manutenção e compras de equipamentos;
  • Possibilidade da execução de varreduras em toda a rede de ativos de TI para descobrir quaisquer informações necessárias de cada equipamento da empresa;
  • Eliminação de visitas preventivas, uma vez que os diagnósticos podem ser feitos remotamente;
  • Relatórios personalizados de acordo com a demanda de cada setor.

A empresa pôde criar um plano de ação que abrangeu todos os notebooks e desktops espalhados por suas lojas pelo Brasil com base nesses preciosos dados que davam um panorama completo dos equipamentos e seus estados atuais de hardware e software. São dados que se fossem levantados da maneira “tradicional”, com instalação de software agente em cada equipamento, consumiria uma quantidade enorme de recursos humanos, tecnológicos e, consequentemente, financeiros. Trata-se de uma Organização comercial que teve um crescimento gigantesco na América Latina em um ritmo acelerado. Esse case, que foi desenvolvido no Brasil, foi apresentado à diretoria da empresa, que possuía a mesma demanda nos outros países em que atua. Esse trabalho foi repetido em outros países como, por exemplo, Argentina, Chile, Colômbia e Peru. Totalizando, com o Brasil, 5 países da América Latina.

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